Waavoo fournit la transcription et la traduction en temps réel pour vos événements. Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, avec qui nous les partageons, et les droits dont vous disposez au titre du RGPD (UE/EEE et Royaume-Uni) et de la Loi 25 du Québec (ainsi que la LPRPDE canadienne). Waavoo est conçu pour traiter le moins de données possible — l’audio en direct n’est jamais enregistré.
Le responsable du traitement de vos données personnelles est 9379-4162 Québec inc. (« Waavoo », « nous »), une société constituée au Québec (Canada) et exploitant le service à l’adresse waavoo.com.
Au sens de la Loi 25 du Québec, le contact ci-dessus agit comme personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisation. Si vous vous trouvez dans l’UE/EEE ou au Royaume-Uni, nous traitons vos données en qualité de responsable soumis au RGPD, car nous offrons nos services à des personnes qui s’y trouvent.
Nous ne collectons des données que pour les finalités précises ci-dessous. Nous ne vendons jamais vos données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
Si vous utilisez le formulaire de contact de notre page d’accueil, nous collectons les nom, adresse e-mail, organisation, message ainsi que le type et la date de l’événement que vous indiquez, afin de répondre à votre demande. Le formulaire est traité par Formspree (voir Avec qui nous partageons) ; la soumission part directement de votre navigateur vers Formspree et nous est relayée par e-mail. Nous ne la stockons pas dans notre propre base de données.
Les opérateurs (les personnes qui animent une session en direct) se connectent à un compte Waavoo. Nous conservons :
Votre audio n’est jamais enregistré. Le flux du micro est envoyé depuis le navigateur de l’opérateur vers notre propre moteur de transcription, converti en texte en temps réel, puis immédiatement supprimé. Nous ne créons ni ne conservons aucun fichier audio.
La reconnaissance vocale et la traduction s’exécutent sur une infrastructure que nous hébergeons nous-mêmes (aucun cloud d’IA tiers n’est utilisé pour l’audio lui-même). Les sous-titres et traductions qui en résultent sont affichés en direct à l’audience et supprimés à la fin de la session — nous ne conservons pas de transcription par la suite.
Documents de contexte (facultatif). Un opérateur peut téléverser des documents (glossaire, note de briefing…) pour améliorer l’exactitude terminologique. Lorsque cette fonction est utilisée, de courts extraits du texte en direct ainsi que le contenu du document sont envoyés à OpenAI pour générer les vecteurs sémantiques servant à la recherche (voir partage et transferts). Si aucun document de contexte n’est utilisé, rien n’est envoyé à OpenAI. Merci de ne pas téléverser de documents contenant des données personnelles que vous n’êtes pas autorisé à traiter.
Les participants qui ouvrent un lien de session pour lire les sous-titres et la traduction sont anonymes. Aucune connexion n’est requise, et nous ne collectons, ne stockons ni ne profilons aucune donnée personnelle sur les spectateurs — aucun compte, aucun identifiant analytique. Un identifiant aléatoire et temporaire (en mémoire) sert uniquement à acheminer le flux en direct vers votre écran pendant la connexion, sans lien avec votre identité.
Comme tout service web, nos serveurs traitent les informations techniques nécessaires pour afficher les pages et maintenir le service sûr et disponible (par exemple des métadonnées de connexion dans des journaux d’exploitation éphémères). Nous les réduisons au minimum et ne les utilisons pas pour vous suivre d’un site à l’autre.
Lorsque le RGPD s’applique, nous nous appuyons sur les bases suivantes (art. 6) :
Notre infrastructure principale est hébergée au Québec (Canada). Pour les visiteurs de l’UE/EEE ou du Royaume-Uni, il s’agit d’un transfert hors de votre région. Le Canada bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne pour les organismes soumis à la LPRPDE canadienne, reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat.
Deux prestataires sont situés aux États-Unis — Formspree (formulaire de contact) et OpenAI (recherche dans les documents de contexte uniquement). Pour ces transferts, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, à savoir les clauses contractuelles types de l’UE et/ou la certification des prestataires au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), ainsi que sur la minimisation des données. Au titre de la Loi 25, nous évaluons ces transferts avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec. Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces garanties via le contact ci-dessous.
| Donnée | Conservation |
|---|---|
| Audio en direct | Jamais stocké — traité en temps réel puis supprimé immédiatement |
| Sous-titres & traductions de session | Supprimés à la fin de la session |
| Données de compte (e-mail, nom d’affichage, rôle) | Conservées tant que votre compte est actif ; supprimées après clôture (sous réserve d’une conservation légale/comptable courte) |
| Relevés d’utilisation / facturation | Conservés selon les obligations de facturation et comptables |
| Jetons de connexion (refresh) | Jusqu’à 7 jours, puis expirent ; révoqués à la déconnexion |
| Documents de contexte | Conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez ou fermiez la session associée |
| Messages du formulaire de contact | Conservés le temps de traiter votre demande (également soumis à la conservation de Formspree) |
| Cookie wv-locale | 12 mois |
Aucun système n’est parfaitement sûr, mais nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et adaptées au risque. En cas de violation affectant vos droits, nous en informerons l’autorité compétente et, lorsque requis, les personnes concernées, conformément au RGPD et à la Loi 25.
Pour exercer un droit, écrivez à hello@waavoo.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours (un mois au titre du RGPD). Nous pourrons devoir vérifier votre identité au préalable. L’exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
Waavoo s’adresse aux organisateurs d’événements professionnels et éducatifs et n’est pas destiné aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’enfants n’ayant pas atteint l’âge du consentement numérique applicable dans leur pays. Les spectateurs demeurent anonymes. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.
Nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative sur le seul fondement d’un traitement automatisé, et nous n’utilisons pas vos données personnelles à des fins de profilage. La reconnaissance vocale et la traduction sont des outils linguistiques automatisés ; ils n’évaluent pas les personnes et ne prennent aucune décision à leur sujet.
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter les évolutions de notre service ou de la loi. Le cas échéant, nous modifierons la date de « dernière mise à jour » ci-dessus et, pour les changements importants, prendrons des mesures raisonnables pour vous informer. La version en vigueur est toujours disponible à l’adresse waavoo.com/fr/privacy.
Une question ou une demande concernant votre vie privée ? Écrivez à hello@waavoo.com ou par courrier à 9379-4162 Québec inc., 3637 University, Montréal, Québec H3A 2B3, Canada.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle :
Nous apprécierions de pouvoir traiter votre préoccupation avant que vous ne saisissiez un régulateur.